Patru greșeli frecvente în Facilities Management și cum se pot evita prin automatizarea proceselor

Facilities Management (FM) este o industrie în continuă schimbare, ceea ce presupune o adaptare continuă la aceste schimbari în cadrul organizațiilor. Unele companii nu își dau seama de impactul pe care îl are gestionarea serviciilor de FM și nu angajează o persoană specializată sau chiar alocă sarcinile de FM ca atribuții unei persoane din alt departament (financiar, logistică). Acestă abordare vine de cele mai multe ori ‘la pachet’ cu lipsa unui buget de FM, a unor subcontractori specializați și a instrumentelor necesare pentru gestionarea acestora. Bineînțeles acestea sunt cazuri extreme. Dar o mulțime de provocări din FM determină organizațiile să facă o serie de greșeli critice pentru operațiunile lor.

Iată cele patru greșeli frecvente pe care companiile le pot face în activitățile de Facilities Management:

1. Acțiuni reactive în locul unei politici proactive de FM

Mentenanța planificată este mult mai puțin costisitoare pe termen mediu decât o politică de efectuare a reparațiilor doar atunci când s-au defectat echipamentele. Apariția defecțiunilor care pot bloca activitatea companiei sau care generează timpi foarte mari de reparații aduc costuri mari care nu au fost luate în calcul. Utilizarea unui instrument cum este planul de mentenanță computerizat, accesul la acesta fiind furnizat chiar de contractorul de FM, poate duce la planificarea corectă a activității, un risc redus de avarii, o planificare a costurilor și o durată extinsă de funcționare a echipamentelor.

2. Lipsa unei politici în ceea ce privește managementul furnizorilor de FM

De multe ori, organizațiile nu au stabilit procese pentru selectarea, gestionarea și plata contractorilor de FM. Acest lucru poate provoca probleme, care pot avea repercusiuni negative asupra operațiunilor companiei:

• Repercusiuni de natură juridică – Dacă sunt selectați contractori care nu respectă cerințele de conformitate, în special cele referitoare la angajarea personalului și respectarea normelor de protecția muncii.
• Repercusiuni de natură comercială – Dacă nu se fac Acorduri de nivel de serviciu (SLA) clar definite cu partenerii de FM pot apărea întârzieri la timpul de răspuns și la finalizarea lucrărilor. Fără acorduri SLA pe fiecare etapă a ciclului de viață a echipamentelor,  pot apărea nenumărate probleme în relația „beneficiar-contractor”.
• Repercusiuni de natură reputațională – Neplata contractorilor și facturile neînchise în timp util, poate afecta in timp relația profesională și genera lipsa de încredere, dar și o reputație negativă în piață.

Cel mai important lucru este să se creeze un flux de gestionare corespunzătoare a contractorilor și să se stabilească acroduri SLA detaliate. Furnizarea unui feedback pozitiv și constructiv poate îmbunătăți relațiile dintre părțile contractante, ca și procesarea rapidă a facturilor și o comunicarea clară. De asemenea, implementarea unei platforme specializată de software de automatizare este foarte utilă pentru a crea o bază de date cu informații esențiale despre servicii. Companiile interesate pot solicita subcontractorului să pună la dispoziție o astfel de platformă.

3. Utilizarea unei platforme de software pentru analiza datelor de FM

Multe companii de Facilities Management analizează încă toate datele în Excel. Acest lucru poate funcționa pe termen scurt, dar managerii realizează rapid faptul că volumul de date pe care îl au este prea mare, iar rezultatul nu este scalabil și poate avea erori. Pentru prevenirea pierderilor, echipele de FM au nevoie de acces frecvent la date exacte și o metodă simplificată de comunicare.

Managerii de FM trebuie să integreze în procesele existente o platformă software cu functionalități avansate de analiză. Tehnologia de specialitate colectează, integrează, organizează și evaluează datele din diverse surse, în mod automat și precis, permițând transparența datelor și generând rapoarte clare. În aceste platforme se pot personaliza tablourile de bord de raportare pe baza priorităților utilizatorilor, cum ar fi performanța activelor, conformitatea cu contractanții sau evoluția cheltuielilor. În acest fel se pot identifica tendințele, modelele și valorile cheie din cadrul seturilor de date și se pot utiliza aceste informații pentru a se lua deciziile.

4. Alocarea de resurse insuficiente pentru gestionarea serviciilor de FM

În anumite cazuri, organizațiile nu alocă resursele necesare pentru gestionarea facilităților, fie că este vorba de buget, de forța de muncă sau de tehnologie. De fapt, nu este neobișnuit ca o singură persoană să fie responsabilă pentru toate operațiunile de instalații, chiar și pentru organizațiile cu locații multiple. Această lipsă de resurse și de focus poate afecta operațiunile, poate duce la stagnarea proactivității și la menținerea unei eficiențe scăzute, dar și la cheltuieli ridicate.

Prin utilizarea unei platforme de software se poate menține numărul de resurse alocate pentru gestionarea facilităților. În plus, prin utilizarea automatizărilor se pot reduce operațiunile de FM și sarcinile care necesită mult timp, cum ar fi programarea comenzilor de lucru și confirmarea conformității furnizorului. Automatizarea proceselor de FM se poate face în toate locațiile companiei dintr-un singur tablou de bord, sporind eficiența, reducând cheltuielile și creând o bază de date centrală de date de FM la nivelul întregii organizații.